[TR] HPE Morpheus Enterprise Approvals Ekranı ile Onay Süreçleriyle Kontrollü Provisioning Yönetimi

Bulut ve sanallaştırma ortamlarında self-service kullanım yaygınlaştıkça kaynakların kontrolsüz şekilde oluşturulması kurumlar için ciddi bir yönetim sorununa dönüşebilir.

Bir kullanıcının ihtiyacından daha yüksek kaynaklara sahip bir sanal makine oluşturması, gereksiz maliyet artışlarına, kapasite planlamasında belirsizliğe ve operasyonel karmaşaya neden olabilir.

HPE Morpheus Enterprise içindeki Approvals ekranı tam olarak bu ihtiyaca cevap verir.

Approvals kullanıcıların gerçekleştirmek istediği belirli işlemleri doğrudan çalıştırmak yerine önceden tanımlanmış onay mekanizmalarına bağlayan merkezi bir kontrol alanıdır. Bu sayede kaynak sağlama, yani provisioning işlemleri, yetkili kişilerden onay alınmadan tamamlanmaz. Böylece hem maliyetler kontrol altında tutulur hem de kurumsal yönetişim standartları korunmuş olur.

Approvals Ekranının Temel Amacı

HPE Morpheus Enterprise’da Approvals yapısı belirli Group veya Cloud üzerinde yapılan provisioning işlemlerinin onay sürecinden geçmesini sağlar.

Eğer bir Group ya da Cloud üzerinde aktif bir onay politikası varsa bu kapsamda oluşturulmak istenen Instance veya App doğrudan ayağa kalkmaz. Bunun yerine sistem bir onay talebi oluşturur ve bu talep Operations > Approvals ekranında listelenir.

Buradaki önemli noktalardan biri onay politikasının kullanıcıdan bağımsız olarak çalışmasıdır. Yani ilgili Group veya Cloud üzerinde onay politikası aktifse, işlemi başlatan kullanıcının rolü ne olursa olsun kaynak sağlama işlemi onay bekler. Bu durum, sistem yöneticileri dahil herkes için tutarlı ve denetlenebilir bir süreç oluşturur.

Bu yaklaşım özellikle çok tenant’lı yapılarda farklı ekiplerin aynı altyapıyı kullandığı ortamlarda ve maliyet yönetiminin kritik olduğu kurumsal yapılarda büyük avantaj sağlar.

Approvals Ekranına Genel Bakış

Approvals ekranına Operations > Approvals yolu üzerinden erişilir.

Ekran sade ve doğrudan operasyonel kullanım için tasarlanmıştır. Üst bölümde yer alan arama alanı sayesinde onay talepleri hızlıca filtrelenebilir. Alt bölümde ise onay bekleyen veya geçmişte işlem görmüş talepler tablo halinde listelenir.

Bu tabloda yer alan temel alanlar şunlardır:

• Name onay talebinin HPE Morpheus içindeki adını gösterir.
• Monthly Price (Est.) talep edilen kaynağın tahmini aylık maliyetini belirtir. Bu alan, yalnızca teknik değil, finansal değerlendirme yapılabilmesi açısından da oldukça önemlidir.
• Request Type talebin hangi işlem için oluşturulduğunu gösterir. Örneğin bir Instance provisioning talebi olabilir.
• External Name ServiceNow entegrasyonu kullanılıyorsa ilgili talebin ServiceNow tarafındaki adını gösterir.
• Type onay sürecinin Internal mı yoksa ServiceNow üzerinden mi yönetildiğini belirtir.
• Status talebin güncel durumunu gösterir.
• Date Created onay talebinin oluşturulma tarihidir.
• Requested By talebi oluşturan HPE Morpheus kullanıcısını gösterir.

Liste görünümü; Name, Request Type, External Name, Date Created ve Requested By alanlarına göre sıralanabilir. Bu özellik yoğun onay trafiği bulunan ortamlarda doğru talebe hızlı ulaşmak açısından oldukça kullanışlıdır.

Internal Approvals ve ServiceNow Approvals

HPE Morpheus Enterprise onay süreçleri için iki farklı yöntem sunar: Internal Approvals ve ServiceNow Approvals.

• Internal Approvals, onay sürecinin tamamen HPE Morpheus Enterprise içinde yönetildiği modeldir. Bu yöntemde onay talepleri Operations > Approvals ekranında görüntülenir ve yetkili kullanıcılar bu talepler için Approve, Deny veya Cancel aksiyonlarını alabilir. Harici bir ITSM sistemi kullanmayan veya onay süreçlerini doğrudan Morpheus içinde yönetmek isteyen kurumlar için pratik ve hızlı bir çözümdür.

• ServiceNow Approvals ise onay sürecinin ServiceNow tarafındaki workflow’lar üzerinden yönetildiği modeldir. Bu yöntemde HPE Morpheus, talebi ServiceNow’a iletir; onay veya ret kararı ServiceNow üzerinde tanımlanmış akışlara göre verilir. Morpheus tarafında ise bu talepler izlenebilir, ancak onaylama veya reddetme işlemi ServiceNow üzerinden gerçekleştirilir.

Kısacası Internal Approvals daha sade ve Morpheus merkezli bir yapı sunarken, ServiceNow Approvals mevcut kurumsal ITSM süreçlerine entegre bir onay modeli sağlar.

Rol Bazlı Yetkilendirme

Approvals ekranının güvenli ve doğru çalışabilmesi için rol bazlı erişim ayarlarının dikkatli yapılması gerekir. Bu ayarlar Administration > Roles > ilgili rol > Operations: Approvals bölümünden yapılandırılır.

Full yetkisine sahip kullanıcılar onay taleplerini görüntüleyebilir, onaylayabilir, reddedebilir veya iptal edebilir. Onay sürecini fiilen yönetecek kullanıcıların bu yetkiye sahip olması gerekir.

Read yetkisine sahip kullanıcılar onay taleplerini ve geçmiş kayıtları görüntüleyebilir ancak herhangi bir aksiyon alamaz. Bu seviye genellikle denetim, raporlama veya izleme amacıyla erişim verilmesi gereken kullanıcılar için uygundur.

None yetkisine sahip kullanıcılar Operations > Approvals ekranına erişemez. Bu kullanıcılar onay taleplerini göremez ve yönetemez.

Burada dikkat edilmesi gereken önemli bir detay vardır. Bir kullanıcının Approvals ekranına erişim yetkisi olmasa bile, aktif onay politikası bulunan bir Group veya Cloud üzerinde provisioning yapmak istediğinde talep yine onay sürecine düşer. Yani onay politikası, erişim yetkisinden bağımsız olarak uygulanır.

ServiceNow Entegrasyonu Nasıl Yapılır?

ServiceNow onayları kullanılacaksa öncelikle HPE Morpheus Enterprise içinde ServiceNow entegrasyonunun yapılandırılması gerekir. Internal Approvals kullanılacaksa bu adım zorunlu değildir.

ServiceNow entegrasyonu için Administration > Integrations bölümüne gidilir ve + New Integration seçeneği kullanılır. Açılan ekranda Type alanından ServiceNow seçilir ve gerekli bilgiler girilir.

Bu yapılandırmada genellikle şu bilgiler tanımlanır:

• Name entegrasyonun HPE Morpheus içindeki adıdır.
• Enabled entegrasyonun aktif olup olmadığını belirtir. Genellikle seçili bırakılır.
• Host ServiceNow sunucusunun adresidir.
• User ServiceNow REST arayüzüne erişebilen ve gerekli nesneler üzerinde işlem yapabilecek yetkiye sahip kullanıcıdır.
• Passwor, ilgili ServiceNow kullanıcısının parolasıdır.

Bilgiler kaydedildikten sonra HPE Morpheus Enterprise, ServiceNow ile entegrasyonu kurar ve ServiceNow üzerindeki workflow’ları senkronize eder. Bu senkronizasyon işlemi ServiceNow ortamındaki workflow sayısına ve tablo büyüklüğüne bağlı olarak birkaç dakika sürebilir. Bu nedenle entegrasyon kaydedildikten hemen sonra workflow listesi boş görünürse kısa bir süre beklemek gerekebilir.

Approval Policy Oluşturma

Approvals ekranında talep oluşabilmesi için öncelikle ilgili Group veya Cloud üzerinde bir approval policy tanımlanmalıdır. Group bazlı politikalar Infrastructure > Groups > ilgili Group > Policies sekmesinden, Cloud bazlı politikalar ise Infrastructure > Clouds > ilgili Cloud > Policies sekmesinden oluşturulur.

Yeni bir onay politikası oluşturmak için ilgili Policies sekmesinde + Add Policy seçilir. Açılan New Policy ekranında Type alanından Provision Approval seçilir. İsteğe bağlı olarak açıklama eklenebilir. Bu açıklama özellikle birden fazla politika bulunan ortamlarda politikanın neden oluşturulduğunu anlamak açısından faydalıdır.

Policy oluşturulurken Enabled seçeneği aktif bırakılırsa politika kaydedildiği anda devreye girer. Eğer yapılandırma önceden hazırlanıp daha sonra etkinleştirilmek isteniyorsa bu seçenek kapatılabilir.

Configuration bölümünde onay yönteminin Internal Approvals mı yoksa ServiceNow Approvals mı olacağı belirlenir.

Internal Approvals seçilirse talepler HPE Morpheus içinden yönetilir. ServiceNow Approvals seçilirse uygun ServiceNow workflow’u seçilmelidir.

Son olarak politikanın hangi account’lara uygulanacağı belirlenir.

Accounts alanı boş bırakılırsa politika tüm account’lar için geçerli olur. Bu seçenek özellikle geniş kapsamlı kontrol istenen yapılarda kullanışlıdır.

Policy kaydedildikten sonra ilgili Group veya Cloud üzerindeki provisioning işlemleri artık onay sürecine tabi hale gelir.

Onay Talebinin Oluşması ve Bekleme Süreci

Onay politikası aktif olan bir Group veya Cloud üzerinde kullanıcı yeni bir Instance ya da App oluşturmak istediğinde HPE Morpheus bu işlemi doğrudan başlatmaz. Bunun yerine bir onay talebi üretir ve ilgili kaynak Pending durumunda bekler.

Bu bekleme süresi yetkili bir kullanıcının talebi değerlendirmesine kadar devam eder. Talep onaylanmadan Instance provisioning süreci başlamaz. Bu davranış, kaynak tüketiminin kontrol altında tutulmasını sağlar.

Özellikle production ortamlarında yüksek maliyetli instance tiplerinde veya kritik kaynak havuzlarında bu mekanizma büyük önem taşır. Çünkü sistem, kullanıcı deneyimini tamamen engellemeden, araya kontrollü bir onay katmanı ekler.

Internal Approval Taleplerini Yönetmek

Internal Approvals kullanılan ortamlarda talepler doğrudan Operations > Approvals ekranından yönetilir. Yetkili kullanıcı talebin adına tıklar, sağ tarafta yer alan Actions menüsünü açar ve uygun aksiyonu seçer.

Burada üç temel seçenek bulunur:

• Approve talebi onaylar. Talep onaylandığında ilgili Instance veya App provisioning sürecine devam eder ve oluşturulmaya başlar.
• Deny talebi reddeder. Bu durumda ilgili kaynağın durumu Denied olur ve talep Approvals ekranında Rejected olarak görünür.
• Cancel talebi iptal eder. Bu seçenek genellikle yanlışlıkla oluşturulan veya artık geçerliliğini yitirmiş talepler için kullanılır. İptal edilen kaynak Cancelled durumuna geçer.

Deny ve Cancel seçenekleri benzer görünse de operasyonel anlamda farklıdır. Deny talebin uygun bulunmadığını ifade ederken Cancel talebin artık işleme alınmayacağını veya geçersiz hale geldiğini gösterir.

ServiceNow Approval Taleplerini Yönetmek

ServiceNow Approval kullanılan yapılarda onay kararları HPE Morpheus üzerinden değil ServiceNow tarafında verilir. HPE Morpheus bu talepleri ServiceNow workflow’una gönderir ve sürecin sonucunu senkronizasyon yoluyla takip eder.

Bu modelde Approvals ekranında ServiceNow talepleri görüntülenebilir. Ancak onaylama veya reddetme işlemi ServiceNow üzerinde yapılır. Morpheus tarafında genellikle yalnızca Cancel aksiyonu kullanılabilir.

ServiceNow entegrasyonu kullanan yapılarda dikkat edilmesi gereken önemli bir nokta da senkronizasyon süresidir.

HPE Morpheus Enterprise, ServiceNow ile belirli aralıklarla senkronize olur. Bu nedenle ServiceNow üzerinde bir talep onaylandığında veya reddedildiğinde bu bilginin Morpheus ekranına yansıması birkaç dakika sürebilir. Bu gecikme normaldir ve entegrasyonun çalışma mantığından kaynaklanır.

Maliyet Yönetimi Açısından Approvals Ekranının Önemi

Approvals ekranındaki Monthly Price (Est.) alanı bu bölümün yalnızca teknik bir kontrol noktası olmadığını gösterir. Onay yetkilileri bir talebi değerlendirirken sadece “bu kaynak oluşturulabilir mi?” sorusuna değil, aynı zamanda “bu kaynak maliyet açısından uygun mu?” sorusuna da cevap verebilir.

Özellikle self-service cloud kullanımının yaygın olduğu yapılarda kullanıcılar hızlıca kaynak talep edebilir. Ancak bu taleplerin kontrolsüz şekilde karşılanması zamanla gereksiz maliyet artışlarına neden olabilir. Approvals mekanizması, bu noktada finansal disiplin sağlar.

Bu sayede kurumlar hem kullanıcıların ihtiyaçlarını karşılayabilir hem de kaynak tüketimini merkezi olarak denetleyebilir.

Operasyonel Kullanımda Dikkat Edilmesi Gerekenler

Approvals yapısı devreye alınırken her ortam için aynı yaklaşımı kullanmak doğru olmayabilir. Test ve geliştirme ortamlarında daha esnek politikalar tercih edilebilirken, production ortamlarında daha sıkı onay süreçleri uygulanabilir.

Benzer şekilde düşük maliyetli veya standart kaynak tipleri için onay gerekmeyebilir ancak yüksek CPU, RAM veya storage tüketen instance tipleri için approval policy kullanmak faydalı olabilir.

Yetki dağılımı da dikkatli yapılmalıdır. Çok fazla kullanıcıya Full yetki verilirse onay mekanizmasının kontrol gücü azalır.

Çok az kullanıcıya yetki verilirse talepler gereksiz yere bekleyebilir ve operasyonel süreçler yavaşlayabilir. Bu nedenle onay yetkilileri kurum içindeki sorumluluklara göre dengeli biçimde belirlenmelidir.

Ayrıca ServiceNow entegrasyonu kullanılan ortamlarda workflow’ların doğru tasarlandığından emin olunmalıdır. Yanlış yapılandırılmış bir ServiceNow workflow’u, Morpheus tarafındaki provisioning süreçlerini geciktirebilir veya beklenmeyen sonuçlara yol açabilir.